Hướng dẫn trích xuất dữ liệu từ máy chấm công nhanh, dễ dàng

2. 1,042

Máy chấm công hiện nay đã trở thành một trong những công cụ quan trọng trong việc quản lý nhân sự và thời gian làm việc tại các doanh nghiệp. Việc sử dụng máy chấm công không chỉ giúp doanh nghiệp theo dõi giờ giấc của nhân viên một cách chính xác, mà còn tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả công việc. Tuy nhiên, với những người mới sử dụng, việc lấy dữ liệu từ máy chấm công và xuất ra file Excel có thể gặp nhiều khó khăn. Dưới đây, An Ninh 365 sẽ hướng dẫn chi tiết cách xuất dữ liệu từ máy chấm công một cách nhanh chóng và chính xác nhất.

1. Tại sao cần phải xuất dữ liệu từ máy chấm công ra Excel ?

Máy chấm công không chỉ đơn thuần ghi nhận giờ làm việc mà còn lưu trữ toàn bộ dữ liệu liên quan đến việc điểm danh, nghỉ phép, và các thông tin khác của nhân viên. Để tiện lợi hơn trong việc quản lý và tính toán lương, người quản lý cần trích xuất dữ liệu từ máy chấm công và lưu trữ trên máy tính dưới dạng bảng Excel.

Excel là một trong những công cụ bảng tính phổ biến nhất hiện nay, hỗ trợ tính toán tự động, xử lý dữ liệu lớn và dễ dàng chia sẻ thông tin giữa các bộ phận. Việc xuất dữ liệu từ máy chấm công ra Excel giúp bạn dễ dàng tổng hợp, theo dõi, và phân tích dữ liệu chấm công của nhân viên, từ đó đưa ra những điều chỉnh hợp lý trong quản lý nhân sự.

2. Các cách lấy dữ liệu từ máy chấm công

Có nhiều cách để lấy dữ liệu từ máy chấm công, tuỳ thuộc vào loại máy chấm công và phần mềm quản lý mà doanh nghiệp đang sử dụng. Dưới đây là một số phương pháp phổ biến nhất:

2.1. Trích xuất dữ liệu từ máy chấm công thông qua phần mềm

Các máy chấm công hiện nay thường đi kèm với phần mềm quản lý. Để lấy dữ liệu từ máy chấm công thông qua phần mềm, bạn cần làm theo các bước sau:

• Bước 1: Kết nối máy chấm công với phần mềm quản lý trên máy tính thông qua cổng kết nối (USB, TCP/IP, RS232/485). Sau đó, truy cập vào phần mềm, chọn “Kết nối máy chấm công” từ trình đơn chính.
• Bước 2: Sau khi kết nối thành công, chọn mục “Tải dữ liệu chấm công xuống” trên phần mềm, chọn khoảng thời gian muốn tải dữ liệu (ngày, tháng, năm), sau đó nhấn “Duyệt từ máy chấm công”.
• Bước 3: Xem bảng chấm công. Vào mục “Báo biểu”, nhấp vào “Xem công”, chọn mã nhân viên hoặc phòng ban, thời gian, sau đó nhấn “Xem công”.
• Bước 4: Xuất dữ liệu ra file Excel. Bạn nhấn vào biểu tượng Excel trên phần mềm và chọn “Xuất báo biểu” hoặc “Xuất lưới” để lưu bảng chấm công dưới dạng file Excel.

2.2. Cách xuất dữ liệu từ máy chấm công bằng phần mềm Wise Eye on 39

Wise Eye là một trong những phần mềm quản lý máy chấm công phổ biến hiện nay. Để xuất dữ liệu từ máy chấm công bằng Wise Eye on 39, bạn thực hiện các bước sau:

• Bước 1: Mở phần mềm Wise Eye và vào mục “Menu”, chọn “Máy chấm công”. Khi cửa sổ máy chấm công hiện ra, chọn mục “Tải dữ liệu chấm công”.
• Bước 2: Nhập mã chấm công của nhân viên (nếu bạn chỉ muốn lấy dữ liệu của một người), sau đó nhấn “Duyệt từ máy chấm công”.
• Bước 3: Đợi khoảng 15-30 giây để máy tải dữ liệu. Sau đó, chọn lưu tệp tin và mở file Excel để kiểm tra dữ liệu.

2.3. Cách trích xuất dữ liệu từ máy chấm công bằng phần mềm Wise Eye V5.1

Phần mềm Wise Eye V5.1 cũng hỗ trợ người dùng xuất dữ liệu từ máy chấm công một cách đơn giản và nhanh chóng. Các bước thực hiện như sau:

• Bước 1: Truy cập vào phần mềm Wise Eye V5.1 và chọn mục “Báo biểu” từ menu.
• Bước 2: Chọn “Xem công và xuất báo biểu” trong mục báo biểu. Bạn có thể chọn phòng ban và nhân viên cụ thể để xem công.
• Bước 3: Sau khi đã chọn đối tượng cần xem công, nhấn “Xem công” để xem trực tiếp trên phần mềm, hoặc chọn “Xuất báo biểu” để xuất dữ liệu ra Excel.

3. Cách xuất bảng chấm công từ máy chấm công qua USB

Nếu bạn không muốn sử dụng phần mềm máy chấm công, việc trích xuất dữ liệu qua USB là một lựa chọn khác. Phương pháp này khá đơn giản và tiện lợi, phù hợp với những người không quen dùng phần mềm quản lý máy chấm công.

• Bước 1: Chuẩn bị một USB có dung lượng tối thiểu 2GB và kết nối với máy chấm công.
• Bước 2: Truy cập vào mục “Quản lý USB” trên máy chấm công, chọn “Tải về” và “Tải dữ liệu chấm công”.
• Bước 3: Lựa chọn khoảng thời gian cần xuất dữ liệu (có thể là tháng hiện tại hoặc các tháng trước đó). Sau đó nhấn “OK” để hoàn tất quá trình xuất dữ liệu.

4. Cách xuất dữ liệu từ máy chấm công qua mạng LAN – TCP/IP

Việc xuất dữ liệu qua mạng LAN giúp bạn dễ dàng kết nối với các thiết bị máy tính trong cùng mạng nội bộ, thuận tiện cho việc chia sẻ dữ liệu mà không cần phải di chuyển nhiều.

• Bước 1: Sử dụng dây mạng để kết nối máy chấm công với modem hoặc switch. Sau đó kiểm tra địa chỉ IP của mạng nội bộ.
• Bước 2: Nếu IP hiển thị là dãy số 192.168.1.X, bạn cần thay đổi thành 192.168.1.201 hoặc các số khác từ 201 đến 254 để tránh bị trùng IP với các thiết bị khác trong công ty.
• Bước 3: Sau khi kết nối mạng LAN thành công, đồng bộ dữ liệu trên máy chấm công với máy tính và tải về file dữ liệu cần thiết.

5. Những lưu ý khi xuất dữ liệu từ máy chấm công ra Excel

Để quá trình trích xuất dữ liệu từ máy chấm công diễn ra suôn sẻ, bạn cần chú ý một số điểm sau:

• Kiểm tra kết nối: Đảm bảo máy chấm công đã được kết nối chính xác với phần mềm hoặc USB trước khi tải dữ liệu.
• Lựa chọn đúng khoảng thời gian: Khi xuất dữ liệu, hãy chắc chắn rằng bạn đã chọn đúng thời gian cần tải dữ liệu để tránh nhầm lẫn hoặc thiếu sót.
• Định dạng file Excel: Đảm bảo file Excel sau khi xuất ra có định dạng phù hợp để dễ dàng chỉnh sửa và sử dụng. Nếu file bị lỗi hoặc định dạng không đúng, hãy kiểm tra lại cài đặt trên phần mềm.
• Lưu trữ an toàn: Sau khi xuất dữ liệu, hãy lưu trữ file Excel ở một nơi an toàn và có thể sao lưu để tránh mất mát dữ liệu.

Việc xuất dữ liệu từ máy chấm công ra Excel là một bước quan trọng trong quá trình quản lý nhân sự và tính toán lương. Hiểu rõ cách lấy dữ liệu từ máy chấm công không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn tăng tính chính xác và hiệu quả trong công việc. Hy vọng rằng qua bài viết này, bạn đã nắm được các phương pháp phổ biến và dễ thực hiện để xuất dữ liệu từ máy chấm công. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ ngay với An Ninh 365 để được hỗ trợ chi tiết hơn !