Cách sử dụng máy chấm công vân tay chi tiết, đơn giản

Vì sao cần phải biết cách sử dụng máy chấm công vân tay? Máy chấm công vân tay là giải pháp quản lý thời gian ra vào của nhân viên hiệu quả và hiện đại, đang được nhiều doanh nghiệp ưu tiên sử dụng. Nhờ vào công nghệ sinh trắc học, máy chấm công vân tay giúp xác minh danh tính nhanh chóng, chính xác, giảm thiểu tình trạng gian lận và tạo sự chuyên nghiệp trong quản lý nhân sự. Sau đây, hãy cùng Việt Thiên Phát tìm hiểu chi tiết về cách sử dụng máy chấm công vân tay nhé.

Máy chấm công vân tay là gì?

Máy chấm công vân tay là gì

Máy chấm công vân tay là thiết bị ứng dụng công nghệ sinh trắc học để phân tích và nhận diện các đặc điểm độc nhất trên vân tay, giúp xác minh danh tính của người dùng. Với mức giá hợp lý cùng nhiều tính năng ưu việt, thiết bị này đang được nhiều công ty lựa chọn và sử dụng rộng rãi trên thị trường hiện nay.

Hướng dẫn đăng ký vân tay trên máy chấm công

Dưới đây là các bước chi tiết để lấy và đăng ký vân tay trên máy chấm công vân tay:

Bước 1: Đặt ngón tay và ấn giữ phím “M/OK” trên máy chấm công khoảng 3-5 giây.
Bước 2: Khi màn hình hiển thị, chọn mục “Quản lý nhân viên” rồi nhấn “M/OK.”
Bước 3: Chọn “Nhân viên mới” và nhấn “M/OK.”
Bước 4: Chọn “Đăng ký vân tay.”
Bước 5: Khi màn hình đăng ký hiện ra, đặt ngón trỏ vào mắt đọc. Khi nghe tiếng bíp, nhấc tay lên và đặt lại, lặp lại thao tác này 3 lần. Máy sẽ lưu vân tay vào bộ nhớ khi đăng ký thành công.
Bước 6: Trên màn hình “Nhân viên mới,” chọn “Đồng ý” rồi nhấn “M/OK” để lưu vân tay. Chọn “Lưu,” sau đó nhấn “ESC” để thoát và hoàn tất quá trình.

Lưu ý: Sau khi hoàn tất, máy sẽ hỏi có muốn đăng ký ngón thứ hai không. Nhấn “OK” nếu có, hoặc nhấn “ESC” để trở về màn hình chính.

Hướng dẫn cài đặt máy chấm công vân tay

Dưới đây là các bước đơn giản giúp bạn cài đặt máy chấm công vân tay cho công ty:

Lắp đặt máy: Gắn máy chấm công tại khu vực ra vào thuận tiện để nhân viên dễ dàng check-in/out.
Kết nối mạng và cấp nguồn: Nối cáp mạng LAN từ máy chấm công đến bộ phát mạng của công ty (như modem, router) và cắm adapter để cấp nguồn cho máy.
Kiểm tra địa chỉ IP: Trên máy tính, kiểm tra địa chỉ IP của mạng LAN. Mở Run -> gõ “CMD” -> nhấn Enter. Trong cửa sổ ipconfig, xem dải IP của mạng LAN.
Xác định IP cho máy chấm công: Chọn số IP cho máy chấm công không trùng với bất kỳ thiết bị nào trong mạng LAN.

Ví dụ: Nếu IP máy tính là 192.168.1.106, bạn có thể đặt IP cho máy chấm công là 192.168.1.222 (số 222 này chưa được dùng bởi thiết bị nào).

Cài đặt IP trên máy chấm công: Nhấn và giữ phím M/OK để vào Menu -> Chọn “Thiết lập liên kết” -> “Mạng” hoặc “Ethernet” -> Nhập địa chỉ IP đã chọn -> Nhấn M/OK để lưu cấu hình.

Cách sử dụng máy chấm công vân tay và thẻ từ

Dưới đây là cách sử dụng máy chấm công vân tay chi tiết bạn có thể tham khảo:

Hiểu các phím chức năng trên máy chấm công

Phím từ 0 đến 9: Để đặt ID cho nhân viên và nhập tên bằng các chữ cái tương ứng.
Phím ESC: Thoát về màn hình chính hoặc quay lại Menu trước đó.
Phím M/OK: Để truy cập Menu chính và thêm, sửa, xoá trong quản lý nhân viên.
Phím O/Tam giác trái: Xóa ID hiện tại để nhập ID mới hoặc di chuyển sang trái.
Các phím tam giác: Dùng để điều hướng.

Thiết lập thông số kỹ thuật

Thiết lập thông số kỹ thuật trên máy chấm công

Để cài đặt, nhấn giữ phím M/OK khoảng 5 giây để vào giao diện Menu chính. Tại đây, bạn có thể: Quản lý nhân viên, Cài đặt kết nối MCC, Thiết lập hệ thống, Cài đặt ngày giờ, Quản lý chấm công, và nhiều mục khác

Cài đặt và quản lý nhân viên

Cài đặt và quản lý nhân viên trên máy chấm công

Trong Menu cài đặt, chọn “Quản lý nhân viên” (hoặc Người sử dụng) → chọn “Người mới” → đăng ký thông tin cho nhân viên mới như sau:

Số ID: Đặt ID cho nhân viên.
VT: Đăng ký vân tay – đặt ngón tay lên mắt đọc 3 lần để nhận diện đầy đủ, tối đa 10 vân tay mỗi người.
Mật mã (Password): Nhập mật mã bảo mật.
Quản lý: Chọn “Nhân viên” cho nhân viên thông thường hoặc “Quản lý” cho người quản lý MCC.

Lưu ý: Nếu xuất hiện dấu tích xanh và thông báo “Đăng ký xong. OK. Tiếp tục. Thoát,” đăng ký đã thành công. Nếu có lỗi với dấu X đỏ, bạn có thể thao tác lại. Để thêm vân tay cho ID có sẵn, nhấn M/OK và tiếp tục như trên. Sau khi hoàn tất, nhấn ESC hai lần và chọn OK để lưu lại.

Sử dụng chức năng quản lý nhân viên

Trong mục “Quản lý”, bạn có thể thực hiện các chức năng như chỉnh sửa, thêm mới. Hoặc xóa thông tin nhân viên trên máy chấm công vân tay.

Truy cập vào Menu cài đặt → chọn “Quản lý nhân viên” → chọn “Quản lý”.
Di chuyển bằng các phím điều hướng và nhấn OK để thực hiện chức năng mong muốn.

Kết nối với phần mềm chấm công

Sau khi cài đặt, bạn có thể kết nối với phần mềm chấm công trên máy tính. Để quản lý chấm công và xuất bảng chấm công hàng tháng. Phần mềm này thường do nhà cung cấp thiết bị cung cấp và phù hợp với từng loại máy chấm công khác nhau.

Hướng dẫn bảo trì và vệ sinh máy chấm công vân tay

Việc bảo trì và vệ sinh máy chấm công vân tay định kỳ là vô cùng quan trọng để đảm bảo thiết bị hoạt động hiệu quả và bền bỉ. Máy chấm công vân tay sử dụng công nghệ sinh trắc học, giúp nhận diện nhanh chóng và chính xác, tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, để tránh các sự cố như hỏng cảm biến, lỗi kết nối, mất dữ liệu, hoặc bám bẩn, bạn nên thực hiện bảo trì định kỳ theo các bước sau:

Tắt máy và rút phích cắm khỏi nguồn điện.
Vệ sinh thiết bị: Dùng khăn ẩm hoặc dung dịch làm sạch chuyên dụng để lau nhẹ màn hình cảm ứng, phím bấm và cảm biến vân tay. Tránh dùng chất tẩy rửa mạnh có tính axit hoặc kiềm, vì chúng có thể gây hỏng máy.
Lau khô: Dùng khăn khô hoặc giấy ăn để lau máy, đảm bảo thiết bị không còn ẩm. Và không để máy tiếp xúc với ánh nắng trực tiếp.
Kiểm tra hoạt động: Cắm lại phích cắm và bật nguồn máy để đảm bảo thiết bị hoạt động bình thường. Nếu phát hiện lỗi, hãy liên hệ với nhà cung cấp hoặc nhà sản xuất để được hỗ trợ.

Nên thực hiện vệ sinh ít nhất một lần mỗi tháng hoặc ngay khi thấy máy có dấu hiệu bị bẩn. Điều này sẽ giúp kéo dài tuổi thọ thiết bị và đảm bảo tính chính xác cho dữ liệu chấm công của doanh nghiệp.

Những lưu ý quan trọng khi lắp đặt và sử dụng máy chấm công vân tay

Lưu ý khi lắp đặt máy chấm công vân tay

Vị trí lắp đặt: Chọn nơi thuận tiện như cửa ra vào, sảnh lễ tân để nhân viên dễ dàng check-in.
Thiết lập thông tin: Đảm bảo dữ liệu vân tay và thông tin cá nhân của nhân viên được cài đặt chính xác.
Vệ sinh máy: Sử dụng khăn mềm để lau máy thường xuyên, đặc biệt là mắt đọc vân tay, tránh trầy xước.
Vị trí bảo vệ máy: Không lắp máy ngoài trời hoặc nơi có ánh sáng mạnh.
Hỗ trợ kỹ thuật: Nắm rõ cách sử dụng và liên hệ kỹ thuật khi gặp sự cố.

Lưu ý khi sử dụng máy chấm công vân tay

Giữ ngón tay sạch: Ngón tay cần sạch, không dính nước hay bụi bẩn.
Đặt tay đúng cách: Đặt ngón tay đúng vị trí trên mắt đọc để máy nhận diện nhanh chóng.
Xác nhận thành công: Khi có tín hiệu “Xin cảm ơn” nghĩa là bạn đã chấm công thành công.
Đăng ký nhiều vân tay: Nên đăng ký từ 2 dấu vân tay để phòng ngừa sự cố bất ngờ.

Việc nắm vững cách sử dụng máy chấm công vân tay không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý thời gian làm việc một cách khoa học. Mà còn tạo dựng tính chuyên nghiệp trong quản lý nhân sự. Sự tiện lợi, nhanh chóng và chính xác mà thiết bị mang lại là giải pháp hữu ích cho các doanh nghiệp hiện đại. Tại Việt Thiên Phát có đa dạng các loại máy chấm công vân tay như Hikvision, Dahua, Imou, Kaadas,…. Liên hệ ngay nếu bạn có nhu cầu tư vấn và lắp đặt máy chấm công nhanh chóng nhé.